Dit artikel is oorspronkelijk geschreven in het Engels door Kelly O’Brien en gepubliceerd op de website van The Living Room Coworking.
Bij The Living Room Coworking wordt elke maand een Thank God It’s Friday (TGIF)-sessie georganiseerd. Deze sessies draaien om het delen van kennis binnen de community. Elke maand stapt een van de leden naar voren om zijn of haar expertise te delen. Zo krijgen we allemaal de kans om iets nieuws te leren… en soms om op een compleet andere manier naar dingen te kijken.
Een van die sessies ging over een onderwerp dat ons allemaal raakt, of we ons daar nu bewust van zijn of niet: communicatie.
De sessie werd geleid door Jeltje Visser, communicatieadviseur gespecialiseerd in interne communicatie. Ze liet zien waarom communicatie zoveel meer is dan het versturen van e-mails of het schrijven van aankondigingen. De sessie leidde tot een van de levendigste vragenrondes die er bij TLR zijn geweest, met volop praktische inzichten die net zo relevant zijn voor freelancers en ondernemers als voor grote organisaties.
Alles is communicatie
Een van de belangrijkste ideeën van de avond was verrassend eenvoudig: alles is communicatie.
Zoals Jeltje uitlegde: “Niet reageren op een e-mail is ook communicatie. Mensen die lachen, is communicatie. Proberen geen emotie te tonen, is communicatie. Je kunt nog zo hard proberen om niet te communiceren, maar veel succes daarmee – je communiceert alsnog.”
Het is een idee dat gemakkelijk over het hoofd wordt gezien.
We hebben de neiging om te denken dat communicatie plaatsvindt wanneer we spreken of schrijven. Maar iedere handeling – of juist het uitblijven daarvan – geeft een boodschap af. De snelheid waarmee je reageert, je lichaamstaal tijdens een vergadering, de manier waarop je luistert of zelfs de keuze om niets te zeggen: het beïnvloedt allemaal hoe anderen jou zien en daarin een boodschap interpreteren.
Zodra je op deze manier over communicatie begint na te denken, kun je het eigenlijk niet meer níét zien.
Foto: Adriana Marijuan
Goede communicatie begint voordat je ook maar iets schrijft
Veel organisaties, legde Jeltje uit, beginnen meteen met het creëren van content.
Ze willen iets aankondigen, dus sturen ze een e-mail. Ze lanceren een nieuw initiatief, dus publiceren ze een artikel op het intranet of ze maken een nieuwsbrief.
Maar daarmee beginnen ze vaak aan de verkeerde kant van het proces.
“Mensen komen vaak bij mij met de vraag om een nieuwsbrief,” vertelde ze. “Het eerste wat ik vraag is: ‘Waarom wil je er eigenlijk een versturen?’”
Die eenvoudige vraag verandert vaak het hele gesprek.
In plaats van eerst te vragen wat ze moeten communiceren, zouden organisaties zich eerst moeten afvragen:
- Wat proberen we te bereiken?
- Wat zijn onze waarden?
- Wie proberen we te bereiken?
- Wat hebben die mensen daadwerkelijk nodig?
Pas wanneer die vragen zijn beantwoord, heeft het zin om het juiste kanaal of format te kiezen.
Zoals TLR-oprichter Ben Kolp na de sessie terugblikte, was een van zijn belangrijkste inzichten dat je niet zomaar “informatie de wereld in moet slingeren”. Communicatie moet altijd aansluiten bij de missie, waarden en doelstellingen van een organisatie.
Communicatie op zichzelf kan niet ieder probleem oplossen
Jeltje lichtte ook een veelvoorkomende misvatting uit: het idee dat communicatie alles kan oplossen. Dat kan het niet.
Zoals ze uitlegde: “Communicatie is geen wondermiddel. Als salarissen niet eerlijk zijn of het leiderschap niet goed functioneert, dan lost communicatie dat probleem niet in zijn eentje op.”
Maar dat maakt communicatie niet minder belangrijk.
Wanneer leiders, HR en communicatieteams samenwerken, wordt communicatie de verbindende draad die mensen helpt begrijpen wat er gebeurt, waarom bepaalde beslissingen worden genomen en welke plek zij innemen binnen het grotere geheel.
Vaak is dat het verschil tussen mensen die simpelweg op de hoogte zijn en mensen die zich daadwerkelijk betrokken voelen.
Foto: Adriana Marijuan
We nemen beslissingen minder rationeel dan we denken
Een van de meest fascinerende onderdelen van de avond ging over hoe mensen informatie daadwerkelijk verwerken.
“We denken graag dat we onze keuzes rationeel maken,” legde Jeltje uit, “maar meestal is dat niet zo.”
Feiten zijn natuurlijk belangrijk, maar mensen worden vaak veel sterker beïnvloed door emoties, verhalen, beelden, herinneringen en persoonlijke ervaringen dan door statistieken alleen.
Daarom geven de beste communicators niet simpelweg informatie door; ze zorgen voor begrip en gevoel.
Of je nu een idee presenteert aan klanten, een team aanstuurt of een LinkedIn-post schrijft: nadenken over hoe mensen jouw boodschap ervaren, is minstens zo belangrijk als de boodschap zelf.
Begin bij de persoon die de boodschap ontvangt
Een ander terugkerend thema tijdens de avond was empathie.
In plaats van je te richten op wat jij wilt zeggen, moedigde Jeltje het publiek aan om te beginnen bij de mensen die de boodschap ontvangen.
“Begin niet met wat jij wilt zeggen,” legde ze uit. “Begin bij de ontvanger. Denk na over wat die persoon daadwerkelijk wil horen.”
Het is een subtiele verandering van perspectief, maar wel eentje die communicatie veel effectiever maakt.
Of je nu spreekt met collega’s, klanten of je eigen community: het begrijpen van je doelgroep zou altijd op de eerste plaats moeten komen.
Foto: Adriana Marijuan
Soms is de beste communicator de beste luisteraar
Tijdens de Q&A verschoof het gesprek naar leiderschap en moeilijke gesprekken.
Jeltjes advies ging niet over het vinden van de perfecte toespraak of het zorgvuldig formuleren van de ideale e-mail.
In plaats daarvan herinnerde ze ons eraan dat “je als zender soms de ontvanger moet worden.”
Mensen hebben vaak niet meteen iemand nodig die hun probleem oplost. Ze hebben iemand nodig die bereid is te luisteren, te begrijpen en te erkennen hoe ze zich voelen.
In een wereld waarin iedereen graag zijn of haar mening wil laten horen, voelde dat als een van de krachtigste lessen van de avond.
Communicatie is een vaardigheid die we nooit helemaal uitgeleerd hebben
Een van de redenen waarom de TGIF-evenementen zo waardevol zijn, is de erkenning van de hoeveelheid expertise die er binnen de community aanwezig is.
Deze sessie ging niet alleen over communicatie binnen grote organisaties. Het ging over hoe we iedere dag verbinding maken met anderen: via gesprekken, e-mails, vergaderingen, lichaamstaal en zelfs stilte.
Of je nu een team aanstuurt, je eigen bedrijf runt, op afstand samenwerkt of gewoon een betere communicator wilt worden: de ideeën die tijdens de avond werden gedeeld, boden genoeg stof tot nadenken.
En misschien wel de belangrijkste les van allemaal?
Alles is communicatie.
Zodra je dat begrijpt, ga je bewuster en doelgerichter communiceren… op je werk, in je bedrijf én in je dagelijks leven.