“We rollen het wel uit via de lijn.”
“Medewerkers bereik je het best face-to-face via hun leidinggevende.”
“Leidinggeven is in de kern communiceren.”
Klinkt dit bekend in de oren? Veel organisaties vertrouwen sterk op leidinggevenden om interne communicatie over te brengen. Dat lijkt logisch, omdat zij inderdaad het dichtst bij de medewerker staan. Maar in de praktijk blijkt dat belangrijke informatie lang niet altijd iedereen bereikt...
Hoe komt dat? En belangrijker nog: is communiceren via de lijn wel de juiste aanpak?
Waarom interne communicatie via de lijn niet altijd werkt
Hoewel leidinggevenden een cruciale rol spelen, zijn er meerdere factoren die effectieve communicatie in de weg kunnen staan:
1. Gebrek aan kennis
Niet iedere leidinggevende weet hoe hij of zij medewerkers optimaal kan informeren, motiveren en ondersteunen. Wat heeft een medewerker écht nodig om goed te functioneren? Die vraag is niet altijd makkelijk te beantwoorden, laat staan goed te vertalen naar communicatie.
2. “Don’t shoot the messenger”
Leidinggevenden fungeren vaak als doorgeefluik van beslissingen waar ze zelf niet eens altijd volledig achter staan. Tegelijkertijd krijgen zij wél de vragen en frustraties van medewerkers op hun bord. Dat spanningsveld maakt communicatie minder krachtig en soms zelfs inconsistent.
3. Management bias
Objectieve communicatie bestaat niet. Ook leidinggevenden interpreteren, bewust of onbewust, een boodschap op hun eigen manier. Dit kan leiden tot verschillende versies van hetzelfde verhaal binnen één organisatie.
4. Beperkte communicatieve vaardigheden
Niet iedere leidinggevende blinkt uit in communicatie. Sommigen hebben andere prioriteiten, een hoge werkdruk of simpelweg te veel medewerkers om effectief te bereiken. Dit vergroot de kans dat informatie versnipperd of onvolledig wordt gedeeld.
5. Is de basis van HR wel op orde?
Effectieve interne communicatie begint bij duidelijkheid in de organisatie. Wie is verantwoordelijk voor wat? Wie stuurt wie aan? In de praktijk blijkt deze basis vaak niet volledig op orde, waardoor communicatie al bij de bron rammelt.
Moet je dan stoppen met communiceren via de lijn?
Het korte antwoord: nee. Maar volledig vertrouwen op leidinggevenden is ook niet de oplossing. Er zijn twee kanten van de medaille:
Ja: leidinggevenden zijn essentieel
Communicatie via leidinggevenden kan heel krachtig zijn. Zij kunnen context geven, vragen beantwoorden en signalen ophalen uit de organisatie. Voorwaarde is wel dat:
- Rollen en verantwoordelijkheden helder zijn
- Leidinggevenden goed getraind worden in communicatie
- Dit structureel wordt opgenomen in de HR-strategie
Nee: maak communicatie niet afhankelijk van één kanaal
Interne communicatie mag nooit volledig leunen op de lijn. Medewerkers moeten zelfstandig toegang hebben tot alle benodigde informatie, zonder tussenkomst van hun leidinggevende.
Denk aan:
- Een goed ingericht intranet
- Duidelijke en toegankelijke documentatie
- Directe communicatiemiddelen vanuit HR en communicatie
Dit hoort thuis in een doordachte communicatiestrategie.
De sleutel: samenwerking tussen HR en communicatie
Wil je medewerkers optimaal laten presteren? Combineer een sterke HR-strategie met een doordachte interne communicatiestrategie. De echte winst zit in de combinatie. Door HR en interne communicatie strategisch te verbinden:
- Versterk je de rol van leidinggevenden
- Zorg je voor consistente en toegankelijke informatie
- Vergroot je de betrokkenheid en productiviteit van medewerkers
Communicatie via de lijn is waardevol, maar niet voldoende. Organisaties die echt effectief willen communiceren, zorgen voor een sterke samenwerking tussen HR en communicatie én bieden medewerkers meerdere manieren om informatie te ontvangen.